A atividade de um síndico envolve muita responsabilidade. O síndico está sempre correndo para resolver problemas do condomínio, lidando com imprevistos, organizando papéis e tirando dúvidas dos condôminos. Os cuidados deixados sob responsabilidade desse profissional são tantos que, se ele não dispuser de um sistema de organização eficiente, facilmente perderá o controle da situação.
A lista de atividades é grande: gestão dos funcionários, balancetes, prestação de contas, solicitação de condôminos, fornecedores, cobranças.
Muitas vezes a lista é tão grande que é preciso pedir ajuda para alguém. Neste momento, é bom procurar por administradoras de condomínios.
Essas empresas são responsáveis por lidar com a maior parte da burocracia e tornam-se o braço direito do síndico. Mas é preciso entender quais são as obrigações da administradora e como ela pode ajudar seu condomínio. Quer saber mais? Continue lendo este post para tirar todas as suas dúvidas.
Administradora de condomínios: o que é, quais as atribuições
Esse é o nome da empresa terceirizada que fará o trabalho administrativo do seu condomínio e terá uma equipe qualificada que irá fazer a gestão de funcionários e contas a pagar, convocações para assembleias, enviará os balancetes e as cotas condominiais aos moradores.
É importante lembrar que todos os serviços prestados devem constar em constar em contrato.
Por onde começar?
Conheça dicas de como escolher a administradora de condomínios com sucesso
1- Faça uma pesquisa e certifique-se de que a empresa é idônea no mercado. Reforce a pesquisa conversando com condôminos que já atuam com a mesma empresa. Credibilidade ajuda a tomar decisões mais acertadas;
2- Pesquise no mercado se a empresa possui processos ou ações da justiça;
3- Certifique-se de todas as atividades que a empresa oferece ao mercado, assim, se evita custos fora do contrato ou novas contratações para eventuais necessidades do condomínio;
4- Converse com a empresa e busque entender quais são os mecanismos utilizados por ela, para que os condôminos tenham acesso ao trabalho prestado. Geralmente, informativos, programas administrativos na Internet, jornal mural, ações diárias, semanais e mensais são apresentados. Preste atenção;
5- Avalie o prazo máximo que a administradora dá para atender as necessidades de condomínios, principalmente em caso de urgência. Agilidade e atendimento qualificados são fundamentais;
6- No contrato de trabalho todos os serviços oferecidos devem ser citados, inclusive com informações sobre honorários, possíveis taxas extras, período de contrato, quebra de contrato, etc. Fique atento para não haver surpresas;
7- Desconfie de honorários muito baixos e pesquise os valores médios praticados no mercado. Às vezes, nem sempre o menor valor é o melhor serviço e pagar barato pode ser pagar duas vezes;
8- Conhecimento sobre leis condominiais e de trabalho devem ser responsabilidade da administradora, que tem obrigação de dominar o assunto. Saber sobre elas é indispensável para atender a demandas que surgem no condomínio, como novas regras e contratações, por exemplo;
9- Na hora de fechar o contrato é necessário escolher pela gestão completa ou a co-gestão (prestação de serviço legal e contábil). Em assembleia, o assunto pode ser discutido, assim como os custos para ambos os serviços;
10- Para garantir um trabalho eficiente, o conselho do condomínio deve acompanhar o trabalho da prestadora de serviço, checando orçamentos, parte financeira e administrativa, assim como novos investimentos, etc. É uma forma de colaborar e, também, acompanhar de perto o trabalho da administradora.
Fonte: Condo Brasil/Portal VGV
