As assembleias condominiais são, infelizmente, mal vistas por muitas pessoas. E isso também se deve ao fato de alguns encontros serem muito longos, considerados tediosos. Porém, são momentos essenciais para qualquer condomínio e, no post de hoje, daremos dicas sobre como tornar as reuniões curtas.
Esses encontros precisam ser objetivos, auxiliando o controle do tempo e das pautas tratadas. Os principais motivos que atrapalham as reuniões são conversas paralelas entre moradores, várias pessoas falando ao mesmo tempo e a abordagem de um assunto que não tem nada a ver com a pauta em questão.
É possível, entretanto, tornar as reuniões mais atrativas, produtivas e tranquilas. O tempo máximo ideal é de uma hora e meia, seguindo, à risca, a pauta estipulada. Além disso, há outras sugestões para que esses momentos condominiais sejam mais bem aproveitados. Confira:
- Pauta curta
Elaborar uma pauta curta facilita tudo. É melhor organizar mais assembleias ao longo do ano, com, no máximo, três itens, do que uma, anual, que envolva vários. Com pautas mais curtas, as reuniões serão mais rápidas, tornando-se objetivas e eficientes.
- Tempo
Ao convocar uma reunião, o síndico pode incluir o tempo total dela, além do disponível para a exposição de algum assunto e para os debates do mesmo. Cinco minutos para cada pessoa falar, por vez, é o suficiente, por exemplo.
- Presidente
É preciso escolher para presidente um condômino que seja objetivo, para que ele controle o andamento dos trabalhos de forma a não deixar que as discussões se prolonguem além do necessário, tornando-se intermináveis.
- Assuntos gerais
Sempre que possível, exclua esse item das assembleias. Pedidos, sugestões ou queixas podem ser feitos pessoalmente, por telefone ou por e-mail, ao síndico e/ou ao zelador, durante o ano. Não é necessário esperar uma reunião para reclamar do hall sujo, do vaso quebrado, do porteiro que dorme etc.
- Debates sobre a última assembleia
Na reunião, poderá ser feita uma leitura da redação da última ocorrida, ratificando-a ou alterando-a. Porém, só deve ser alterada quando algum trecho não refletir exatamente o que foi falado/decidido ou quando algo foi omitido. Esse momento jamais deve ser aproveitado por quem discordou do que foi decidido, a fim de alterar o que não é mais pauta.
- Previsão orçamentária
O síndico pode distribuir, com antecedência, a previsão orçamentária. Dessa forma, os condôminos poderão ler o documento atenta e detalhadamente antes da reunião, evitando a perda de tempo durante a assembleia. Lembrando que a discussão sobre medidas para diminuir despesas não é a finalidade desse item.
E então, o que você achou das informações e dicas que trouxemos? Esperamos que tenha gostado de todas e que, com elas, consiga transformar as reuniões/assembleias do seu condomínio em momentos mais objetivos, eficientes e prazerosos para todos os condôminos. ☺
