Não adianta negar: nada pior do que chegar em casa depois de um dia de trabalho e não conseguir descansar, já que o interfone, com solicitações diversas dos moradores, não para de tocar.
Para evitar que a carreira do síndico comece mal, é possível que já na ata da sua eleição estejam discriminados os canais de comunicação a serem utilizados. Assim, fica claro como o condômino deve agir no momento em que precisar se comunicar com o síndico – seja um e-mail ou um registro no livro de ocorrências.
Mas não é só o morador que deve se adequar ao síndico. Esse deve responder em um certo período de tempo aos moradores. O considerado adequado pelos especialistas ouvidos foi em até quatro dias. Mais do que isso pode gerar um sentimento de desconforto.
Nem sempre, porém, o síndico consegue responder às questões levantadas pelos moradores nesse período de tempo, seja pela complexidade da situação, ou simplesmente por estar com muitos afazeres. Nesses casos, o síndico deve ser honesto, responder que recebeu o e-mail do morador e que irá tomar as medidas cabíveis em breve.
Para reclamações no livro de ocorrências, o prazo se estica para até sete dias.
Outra forma para se comunicar com os moradores é ter um quadro de avisos também na garagem, já que muitos condôminos entram e saem apenas por ali.
O quadro de avisos também pode estar no elevador, mas com ressalvas. Os assuntos tratados ali não devem ser nem de segurança ou de inadimplência.
Internet
- Sites para condomínios, como o MeuCondomínio do SíndicoNet, vem se tornando cada vez mais comuns. Usando o site é possível integrar a comunicação do síndico com todos os condôminos para envio de comunicados e registro de ocorrências, por exemplo. Também é possível fazer reservas de áreas de lazer, controle de acesso da portaria, publicar atas, documentos e classificados, entre outros.
- Algumas administradoras oferecem também um ambiente digital para a comunicação entre condôminos e síndico. Nesse tipo de plataforma, o morador também consegue acessar dados sobre as finanças do prédio e balancetes, o que diminui o número de pedidos para o síndico.
- A internet ou o uso de e-mail também é uma possibilidade para quem tem reclamações sobre a zeladoria ou sobre os funcionários do prédio. Nesses casos, ou se fala diretamente com o síndico ou se escreve para ele. Muita gente não se sente confortável registrar esse tipo de problema no livro de ocorrências.
- O uso de informativos – online ou impressos – é uma boa opção. Assim não se passa aquela ideia equivocada de que o síndico resolve tudo sozinho
Pessoalmente
- Mesmo com tantos outros canais de comunicação, é indispensável que o síndico disponha que algum tempo para atender os moradores pessoalmente.
- É imprescindível que o síndico tenha pelo menos um período do dia a cada duas semana para conversar com os moradores.
- Ele também indica o atendimento em horários diferenciados, como aos finais de semana, em prédios de veraneio, quando estes estão mais cheios.
Ajuda
- Mesmo sendo a principal peça na mediação de conflitos, o síndico não precisa fazer tudo sozinho. A ajuda do conselho também é importante nessas horas.
- Quando houver comitês, como de obras, os participantes também podem ajudar o síndico provendo os moradores de informações quando necessário.
Crianças e Adolescentes
- Uma forma diferenciada de melhorar a comunicação com crianças e adolescentes – um grupo muitas vezes visto como complicado – é a eleição de um representante da “classe” para pleitear melhorias desejadas pelos mais joves, como redes novas para as quadras das áreas comuns ou bolas novas.
Dica do leitor
- Eliane do Rocio Pedro Bom, síndica de um condomínio com duas torres em Curitiba, encontrou uma alternativa para o livro de ocorrências. Ela conta que em seu prédio, o livro existe apenas para registros de determinadas ocorrências e controle de correnspondências e entrada de visitantes.
- Reclamações ou ocorrências mais reservadas, como condômino sobre outro condômino, são relatadas em formulário próprio individual e colocado num envelope lacrado e endereçado ao síndico.
Formas de comunicação
| Assuntos não urgentes | Assuntos urgentes: |
| Livro de ocorrências ou Caixa de sugestão | Telefones |
| E-mails | Interfone |
| Quadro de avisos | |
| Fórum de discussão, blog ou site do prédio |
Acesso à documentação
- Quando o condômino solicita verificação na documentação do condomínio, como pasta de pestação de contas, normalmente, marca-se dia e hora.
- Não convém permitir que ele leve os papéis para sua casa, pois a responsabilidade pela guarda dos documentos é do síndico.
- Vale ressaltar que o síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-las nos balancetes mensais, e em assembleia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.
Os sete passos para uma melhor comunicação com os moradores
- Estipule regras
- Desde o início da gestão deixe claro como devem ser direcionadas as reclamações e sugestões
- Determine um prazo para as respostas. O ideal é demorar menos que uma semana para atender o morador que se manifestou.
- Não centralize. É possível pedir ajuda aos membros do Conselho e à Administradora: em caso de dúvidas, os moradores também podem recorrer a eles
- Atenda pessoalmente. Mesmo que só duas vezes por mês, é importante separar um tempo para atender pessoalmente os condôminos
- Comunique-se: O uso de informativos (online ou impresso) é valioso e poupa o síndico de ter que explicar a mesma coisa inúmeras vezes
- Interfone – só para assuntos urgentes. Deixe claro que telefone e interfone do síndico não são para primeiro contato, a não ser em urgências, como incêndios, acidentes ou roubos
Fonte: SíndicoNet
