Assumir o cargo de síndico não é uma tarefa fácil e requer muita responsabilidade. Afinal, a função exige tomar decisões e fiscalizar o cumprimento das regras entre os moradores, contratar e supervisionar prestadores de serviços e muitas outras funções administrativas. Por isso, ao se candidatar para o cargo de síndico de condomínio, é importante pensar muito bem no assunto e estar de cientes dos deveres e atribuições desse posto.
Para administrar um condomínio, é preciso ter conhecimento contábil, trabalhista, civil, além de áreas administrativas, para quem quiser ser um bom síndico. Fora essas habilidades é preciso ter muita paciência com relação aos demais condôminos e ser um mediador de conflitos.
Organize seu setor administrativo
Administrar finanças é algo complicado, principalmente quando você é responsável pelo financeiro de outras pessoas. Por isso, é preciso estar regular, ou seja, em dia com a parte financeira. Logo, deve-se acertar as seguintes pautas:
- Salário dos funcionários;
- Contas de água e luz;
- Impostos e taxas;
- Fornecedores.
Além do dinheiro, o administrador deve-se atentar sobre questões administrativas, como:
- Redação de atas e circulares para registrar todas as decisões e acontecimentos do condomínio;
- Representar o imóvel regularmente nos órgãos públicos e trabalhistas sempre que necessário;
- Emitir boletos bancários das taxas de condomínio;
- Selecionar e treinar funcionários para bom cumprimento das funções de zelo para com o prédio.
Contrate serviços para manutenção predial
As áreas comuns do prédio possuem uma série de detalhes a serem observados. O síndico precisa ter muita atenção na hora de contratar serviços para manter em ótimo estado esses espaços. Ele deve:
- Acompanhar a execução de obras realizados no condomínio;
- Treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança;
- Cotar empresas especializadas para serviços de manutenção.
No caso das obras, exija que a empreiteira identifique seus funcionários antes do início dos trabalhos. Solicite que cada operário use crachá com foto e alerte aos porteiros que deixem entrar somente pessoas devidamente identificadas para a segurança dos moradores.
Conte com assistência jurídica e contábil
O condomínio deve contar com o respaldo de um advogado e um contador para que o administrador evite quaisquer problemas em relação ao setor jurídico quando for representar o prédio.
Do mesmo modo, a assistência jurídica é fundamental para recolher, de forma justa, os encargos sociais como INSS, FGTS, PIS e contribuição sindical. Também auxiliam na prestação das guias do CAGED e RAIS para a Receita Federal e Ministério do Trabalho.
Prestação de contas
É obrigação do administrador prestar todas as contas do prédio. Essa prática deve ser obrigatória e periódica. O síndico deve ter tudo organizado e transparente para os moradores. Assim é dever ter:
- Caixa emergencial ou fundo de reservas, nunca deixando-o no vermelho;
- Propor soluções para acabar com a inadimplência dos moradores;
- Realizar pelo menos 3 tipos de orçamentos antes de realizar algum tipo de serviço no prédio;
- Solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo, em casos de contratar uma prestadora de serviços ou comprar qualquer coisa.
Síndico: uma tarefa para poucos
Se você é síndico, tenha orgulho do seu papel. Por mais que seja uma função cheia de desafios, o administrador é responsável pelo patrimônio de muita gente bem como o bem-estar de todos os moradores.
Com as dicas que aqui apresentamos, você pode ter certeza de que seu imóvel será um dos melhores lugares para se viver. E enquanto você planeja suas ações para o prédio, que tal aproveitar o espaço aqui nos comentários e nos falar como é feita a administração do seu condomínio? Participe da conversa!
Checklist para administração de condomínio
Tarefas diárias
- Conversar com o zelador para conhecer as reclamações e sugestões dos condôminos;
- Conferir o estado dos jardins;
- Verificar o funcionamento das câmeras de segurança;
- Conferir se há obstruções nas saídas de emergência;
- Verificar o funcionamento do elevador e a limpeza das piscinas.
Tarefas semanais
- Conferir o estado dos brinquedos no playground;
- Acompanhar a evolução de despesas como internet, água, luz, etc.;
- Verificar o estado das instalações hidráulicas.
Tarefas quinzenais
- Providenciar a manutenção do jardim;
- Alternar o uso da bomba d’água;
- Realizar a limpeza dos ralos e grelhas de escoamento da água da chuva.
Tarefas mensais
- Realizar o fechamento mensal das contas do condomínio e providenciar o envio dos boletos aos moradores;
- Cuidar pessoalmente dos casos de moradores inadimplentes;
- Fechar os balancetes de prestação de contas para enviar aos moradores;
- Fazer uma reunião com o conselho de moradores;
- Fazer a poda de limpeza do jardim;
- Lubrificar os portões eletrônicos;
- Verificar o estado e a instalação dos para-raios;
- Fazer a manutenção dos geradores;
- Solicitar a regulagem das sapatas de freio dos elevadores;
- Fazer a supercloração das piscinas, preparando-as para os períodos de maior uso.
Tarefas bimestrais
- Rever os contratos de manutenção e fornecimento de serviços;
- Checar as condições de trabalho e segurança dos funcionários;
- Testar a bomba de incêndio;
- Fazer a verificação e manutenção das bombas de piscina;
- Verificar as baterias e instalações das luzes de emergência.
Tarefas trimestrais
- Verificar e limpar as caixas de passagem de esgoto e água da chuva;
- Lubrificar as maçanetas;
- Verificar o estado das mangueiras anti-incêndio.
Tarefas semestrais
- Acionar tubulações que não são constantemente usadas;
- Realizar a limpeza das caixas d’água.
Tarefas anuais
- Cuidar da parte de impostos sobre o pagamento de funcionários;
- Verificar o pagamento da taxa anual de funcionamento dos elevadores;
- Realizar a renovação de contratos;
- Fechar a contabilidade do ano para apresentação em assembleia;
- Organizar a Declaração do Imposto de Renda do condomínio.
Tarefas ocasionais
- Realizar reuniões emergenciais para analisar fatos urgentes, que não podem esperar;
- Fazer a clarificação e decantação da piscina;
- Checar o nível de óleo dos elevadores;
- Inspecionar as instalações elétricas;
- Realizar a poda de formação e condução do jardim.
Fonte: Blog Alterada.
